Anwendungsfall · Großhandel
Bestellungen aus Mail und PDF als Auftragsentwurf
Bestellungen aus Mail und PDF lesen und als Auftragsentwurf vorbereiten.
Das Problem
Ein erheblicher Teil der Bestellungen kommt nicht über EDI oder Webshop, sondern als PDF aus dem Einkaufssystem des Kunden, als Excel-Tabelle oder als formlose Mail. Der Innendienst liest jede Bestellung, sucht die passenden eigenen Artikelnummern und tippt den Auftrag in die Warenwirtschaft.
Fehler entstehen an den Übergängen: Kundenartikelnummern, die nicht eindeutig zugeordnet sind, Mengeneinheiten, die verwechselt werden, Lieferadressen, die vom Standard abweichen. Sie fallen oft erst bei der Lieferung auf und führen zu Reklamationen.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Bestellung lesen
Aus Mail oder Anhang werden Kunde, Bestellnummer, Positionen, Mengen, Einheiten, Liefertermin und Lieferadresse ausgelesen.
Schritt 2
Artikel zuordnen
Kundenartikelnummern und Beschreibungen werden den eigenen Artikeln zugeordnet, auf Basis bestehender Zuordnungen und früherer Aufträge. Unsichere Positionen werden markiert, nicht geraten.
Schritt 3
Auftragsentwurf prüfen
Der Innendienst sieht den Entwurf neben der Originalbestellung, korrigiert und übernimmt ihn in die Warenwirtschaft. Wo eine Schnittstelle existiert, geschieht die Übernahme direkt; sonst klären wir es in der Analysephase.
Schritt 4
Bestätigung vorbereiten
Die Auftragsbestätigung wird wie gewohnt aus der Warenwirtschaft erzeugt. Abweichungen zur Bestellung, etwa ein späterer Liefertermin, werden im Begleittext hervorgehoben und vor dem Versand geprüft.
Was sich ändert
- Weniger Abtippen, mehr Prüfen
- Unsichere Artikelzuordnungen fallen vor der Lieferung auf
- Abweichungen zur Bestellung werden dem Kunden ausdrücklich mitgeteilt
Themen: Kommunikation im Großhandel
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Ein Auftrag löst Kommissionierung, Lieferung und Rechnung aus. Deshalb prüft und übernimmt der Innendienst jeden Entwurf. Nach einer Messphase kann für eindeutige Wiederholungsbestellungen eine andere Stufe erwogen werden.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Großhandel
Weitere Anwendungsfälle im Großhandel
Lieferterminanfragen aus dem Auftragsstand beantworten
Lieferstand aus mehreren Quellen zusammenführen und die Antwort vorbereiten.
Reklamationen vollständig aufnehmen
Reklamationen vervollständigen und Häufungen je Artikel und Lieferant sehen.
Preis- und Konditionsauskünfte mit Quelle vorbereiten
Preisauskünfte aus gültigen Quellen vorbereiten und Widersprüche markieren.
Zusagen des Außendienstes für den Innendienst sichtbar machen
Zusagen aus Besuchen und Mails des Außendienstes am Kunden zusammenführen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktFunktioniert das mit unterschiedlichen PDF-Formaten?
Ja, das Auslesen ist nicht an ein festes Layout gebunden. Bei neuen oder ungewöhnlichen Formaten steigt aber die Zahl der markierten Positionen, und der Innendienst prüft genauer.
Was passiert mit unbekannten Kundenartikelnummern?
Sie werden markiert und mit möglichen Kandidaten angezeigt. Bestätigt der Innendienst eine Zuordnung, wird sie für künftige Bestellungen dieses Kunden genutzt.