Kommunikation für Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe
Sie können nicht gleichzeitig arbeiten und ans Telefon gehen. Müssen Sie auch nicht.
Kunden melden sich, wann es ihnen passt, und über den Kanal, der ihnen gerade einfällt. Wir sorgen dafür, dass jede Anfrage festgehalten wird und eine Antwort bereitliegt, wenn Sie Zeit dafür haben.
Die Ausgangslage
Der typische Tag einer Inhaberin eines kleinen Betriebs ist zerstückelt: ein Anruf während der Arbeit, eine Nachricht mit Fotos in der Mittagspause, drei Mails, die erst am Abend gelesen werden. Wer zurückruft, wem was versprochen wurde, steht nirgends, außer im eigenen Gedächtnis.
Verlorene Anfragen tun doppelt weh. Einmal, weil ein möglicher Auftrag weg ist, und zweitens, weil der Kunde es weitererzählt. Gleichzeitig ist die ständige Erreichbarkeit anstrengend und unterbricht genau die Arbeit, mit der Sie Ihr Geld verdienen.
Ein Sekretariat können sich die wenigsten Kleinbetriebe leisten, und ein Callcenter kennt weder Ihre Kunden noch Ihre Arbeit.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Jede Anfrage wird festgehalten
Ob per Mail, Messenger oder als Notiz nach einem Anruf: Jede Anfrage bekommt einen Eintrag mit Name, Anliegen und dem, was schon besprochen wurde.
Schritt 2
Fehlendes wird erkannt
Für ein Angebot fehlen Maße, Fotos oder die Adresse? Das System bereitet eine Rückfrage an den Kunden vor, die Sie nur noch abschicken müssen.
Schritt 3
Antworten liegen bereit
Terminvorschläge, Eingangsbestätigungen, Antworten auf wiederkehrende Fragen: Entwürfe stehen bereit, wenn Sie in der Pause aufs Handy schauen. Sie prüfen, ändern bei Bedarf und senden.
Schritt 4
Offene Zusagen bleiben sichtbar
Wenn Sie einen Rückruf oder ein Angebot bis Freitag versprochen haben, erinnert Sie das System daran. Nichts hängt mehr nur an Ihrem Gedächtnis.
Ein typischer Fall
Eine Kundin schickt am Vormittag drei Fotos eines tropfenden Wasserhahns per Messenger und schreibt, sie sei nur nachmittags erreichbar. Der Inhaber ist auf einer anderen Baustelle. In der Mittagspause findet er die Anfrage zusammengefasst vor, dazu einen Antwortentwurf mit zwei Terminvorschlägen aus seinem Kalender. Er tauscht einen Termin aus, tippt auf Senden und arbeitet weiter.
Wo der Mensch entscheidet
Keine Nachricht geht an Ihre Kunden, bevor Sie sie gesehen und freigegeben haben. Das System führt keine Telefongespräche in Ihrem Namen und sagt keine Preise oder Termine zu, die Sie nicht bestätigt haben.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMuss ich meine Handynummer oder meinen Messenger wechseln?
Nein. Ihre Kunden erreichen Sie weiter wie bisher. Was angebunden wird und wie, klären wir für Ihren Fall, ohne Ihnen einen neuen Kanal vorzuschreiben.
Wie viel Zeit kostet mich die Einrichtung?
Wir brauchen von Ihnen einige Gespräche und Beispiele echter Anfragen. Den Rest richten wir ein. Begonnen wird mit einem einzigen Ablauf, damit Sie im Alltag nicht überfordert werden.
Was, wenn mir ein vorbereiteter Text nicht gefällt?
Dann ändern Sie ihn oder schreiben selbst. Ihre Korrekturen helfen, dass künftige Entwürfe besser zu Ihrem Ton passen.