Kommunikation in der Agentur
Der Kunde gibt Feedback, wo er gerade ist. Ihre Korrekturliste sollte trotzdem vollständig sein.
Anmerkungen kommen als Mail, als Kommentar im PDF, im geteilten Slack-Kanal oder mündlich im Call. Wir führen sie zu einer Korrekturliste je Projekt zusammen, mit Verweis auf die Quelle.
Die Ausgangslage
Agenturkunden haben selten einen einzigen Ansprechpartner. Die Marketingleitung schreibt Mails, die Produktverantwortliche kommentiert im PDF, die Geschäftsführung meldet sich per Sprachnachricht. Manche Anmerkungen widersprechen sich, andere beziehen sich auf eine Fassung, die schon überholt ist.
Im Team führt das zu einem bekannten Ritual: Vor jeder Korrekturrunde sammelt die Projektleitung alles ein, schreibt es in eine Liste, fragt nach, wenn etwas unklar ist, und hofft, dass nichts im Postfach eines Kollegen liegen geblieben ist. Fehlt doch etwas, folgt eine weitere Runde, die eigentlich vermeidbar war.
Ähnlich bei der Abstimmung mit Freelancern: Sie brauchen den aktuellen Stand, nicht den ganzen Verlauf, und sie sollen nur sehen, was für ihren Teil relevant ist.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Feedback-Kanäle verbinden
Projektpostfach, Kommentare aus Proofing-Werkzeugen, geteilte Kanäle und Call-Notizen werden mit dem Projekt verbunden, sofern Sie diese Quellen freigeben.
Schritt 2
Anmerkungen zuordnen
Jede Anmerkung wird dem Projekt, dem Motiv oder Format und der Fassung zugeordnet, auf die sie sich bezieht.
Schritt 3
Korrekturliste vorbereiten
Es entsteht eine Liste je Korrekturrunde, Widersprüche zwischen Ansprechpartnern sind markiert, jede Zeile mit Link zur Quelle.
Schritt 4
Rückfrage an den Kunden
Bei Widersprüchen entsteht ein Entwurf für eine Klärungsmail. Die Projektleitung prüft, formuliert nach und versendet.
Ein typischer Fall
Nach der zweiten Präsentation eines Messeauftritts kommen Anmerkungen von drei Personen auf Kundenseite. Die Marketingleiterin möchte das Logo größer, der Vertriebsleiter kleiner, der Geschäftsführer äußert sich im Call nur zur Farbe. Die Korrekturliste zeigt alle Punkte mit Quelle und markiert den Widerspruch beim Logo. Die Projektleiterin klärt ihn mit einer kurzen Mail, bevor das Designteam beginnt.
Wo der Mensch entscheidet
Nichts geht ohne Freigabe an Kunden oder Freelancer. Wie ein Widerspruch zwischen Ansprechpartnern aufgelöst wird, entscheidet nicht das System, sondern Ihre Projektleitung im Gespräch mit dem Kunden.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe in der Agentur
Kundenfeedback zu einer Korrekturliste bündeln
Feedback aus allen Kanälen zu einer Korrekturliste je Runde zusammenführen.
Briefings vervollständigen
Briefing und spätere Ergänzungen zusammenführen und fehlende Angaben erfragen.
Freelancer auf den aktuellen Stand bringen
Freelancer-Briefings aus dem aktuellen Projektstand vorbereiten, beschränkt auf ihren Teil.
Weitere Themen in der Agentur
- Datenanalyse →Ein Projekt läuft selten auf einmal aus dem Ruder. Es passiert in kleinen Bitten.
- Wissensmanagement →Was die Agentur über einen Kunden weiß, sollte nicht mit einer Person gehen
- Wissen validieren →Ein „passt so“ braucht eine Fassung, auf die es sich bezieht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen Kunden ein bestimmtes Proofing-Werkzeug nutzen?
Nein. Gerade weil Kunden unterschiedliche Wege nutzen, verbinden wir mehrere Quellen. Welche das sind, legen wir je Agentur fest.
Werden Calls aufgezeichnet?
Nicht von uns. Einbezogen werden Call-Notizen oder Protokolle, die Ihr Team ohnehin erstellt.
Wie wird mit Sprachnachrichten umgegangen?
Wenn sie in einer angebundenen Quelle liegen, können sie verschriftlicht und zugeordnet werden. Die Zuordnung bestätigt Ihr Team.