Wie Widersprüche entstehen
Selten aus Nachlässigkeit, meistens aus Wachstum. Eine Regel wird im Rundschreiben geändert, aber nicht im Handbuch. Zwei Abteilungen pflegen eigene Vorlagen. Eine Präsentation fasst einen Ablauf vereinfacht zusammen und wird später als Anleitung benutzt. Mit der Zeit stehen mehrere Versionen derselben Aussage nebeneinander, und niemand weiß mehr, welche gemeint ist.
Warum das für KI ein besonderes Problem ist
Ein Mensch, der zwei abweichende Angaben findet, wird stutzig und fragt nach. Ein Sprachmodell greift womöglich die eine oder die andere auf, je nachdem, welche Stelle besser zur Frage passt. Die Antwort wirkt dann konsistent, beruht aber auf einer zufälligen Auswahl. Deshalb ist das Aufräumen widersprüchlicher Unterlagen eine Voraussetzung für verlässliche Antworten.
Systematisch suchen
Hilfreich ist, nach Themen statt nach Dokumenten vorzugehen. Man legt fest, welche Angaben besonders oft gebraucht werden, etwa Zahlungsbedingungen, Rückgaberegeln oder Zuständigkeiten, und sucht dann alle Stellen, an denen sie vorkommen. KI eignet sich gut, um solche Stellen zusammenzutragen und Abweichungen hervorzuheben. Die Liste ist ein Arbeitsauftrag, keine fertige Entscheidung.
Entscheiden, welche Fassung gilt
Für jeden markierten Widerspruch braucht es eine Person, die festlegt, was richtig ist, und die anderen Stellen anpasst oder als überholt kennzeichnet. Ohne diese Zuständigkeit wächst die Liste nur. Sinnvoll ist, die Entscheidung kurz zu begründen und zu datieren, damit später nachvollziehbar bleibt, warum eine Fassung als gültig gilt.
Was die Maschine nicht erkennt
Nicht jeder Widerspruch ist sprachlich sichtbar. Wenn ein Dokument eine Sonderregel für bestimmte Kunden enthält, wirkt sie wie ein Widerspruch, ist aber gewollt. Umgekehrt können zwei Texte gleich klingen und trotzdem Unterschiedliches meinen. Markierungen sind deshalb Hinweise. Bei KheepU werden sie der zuständigen Person vorgelegt; das System entscheidet nicht selbst, welche Angabe gilt.