Anwendungsfall · Versicherungsmakler
Versichererpost zuordnen
Post der Versicherer dem richtigen Kunden, Vertrag oder Schaden zuordnen.
Das Problem
Versicherer schicken täglich Dokumente ins Maklerbüro: neue Polizzen, Nachträge, Mahnungen, Schadenkorrespondenz, Abrechnungen. Jeder Versicherer nutzt eigene Nummern und Formate, manche Dokumente nennen nur die Schadennummer des Versicherers, andere den Namen des Versicherungsnehmers in einer Schreibweise, die vom Programm abweicht.
Jemand im Büro liest jedes Stück, sucht den Kunden und legt es ab. Mahnungen oder Rückfragen, die eine rasche Reaktion verlangen, liegen dabei im selben Stapel wie reine Ablagedokumente.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Dokument einordnen
Art des Dokuments, Versicherer, Polizzen- oder Schadennummer und Versicherungsnehmer werden erkannt.
Schritt 2
Zuordnung vorschlagen
Kunde, Vertrag oder Schaden werden vorgeschlagen. Unsichere Zuordnungen sind als solche gekennzeichnet.
Schritt 3
Dringliches hervorheben
Mahnungen, Rückfragen zu Schäden und Kündigungen des Versicherers werden getrennt von reiner Ablage angezeigt.
Schritt 4
Bestätigen und auswerten
Das Büro bestätigt oder korrigiert. Über die Zeit wird sichtbar, welche Dokumentarten von welchem Versicherer am meisten Handarbeit verursachen.
Was sich ändert
- Versichererpost ist am Kunden auffindbar, ohne dass jemand jedes Stück ablegt
- Mahnungen und Rückfragen gehen im Ablagestapel nicht unter
- Das Büro sieht, wo die Zuordnung regelmäßig hakt
Themen: Kommunikation im Maklerbüro · Datenanalyse im Maklerbüro
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Zuordnung wirkt nicht nach außen, kann aber Kundendaten an die falsche Stelle bringen. Deshalb bestätigt anfangs ein Mensch; nach einer Messphase lässt sich die Stufe neu bewerten.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Versicherungsmakler
Weitere Anwendungsfälle im Maklerbüro
Schadenmeldung aufnehmen und weitergeben
Aus Fotos, Anruf und Rechnung eine vollständige Meldung an den Versicherer vorbereiten.
Bestandsübertragungen nachhalten
Offene Bestandsübertragungen erkennen und die Nachfrage beim Versicherer vorbereiten.
Beratungsnotiz aus dem Gespräch vorbereiten
Einen Entwurf der Beratungsnotiz aus Gespräch und Korrespondenz – geprüft vom Makler.
Deckungsfragen mit Fundstelle beantworten
Entwürfe zu Deckungsfragen aus den Unterlagen des konkreten Vertrags, mit Fundstelle.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWas passiert mit Dokumenten, die keinem Kunden zugeordnet werden können?
Sie bleiben als nicht zugeordnet im Eingang. Ein Vorschlag entsteht nur, wenn es dafür einen nachvollziehbaren Anhaltspunkt gibt.
Wird die Ablage im Maklerverwaltungsprogramm ersetzt?
Nein. Wo das Programm die Ablage übernimmt, bleibt es dabei. Die Zuordnung bereitet diesen Schritt vor.