Anwendungsfall · Immobilienmakler
Portalanfragen zuordnen und beantworten
Portalanfragen dem Objekt zuordnen und Antworten zur Freigabe vorbereiten.
Das Problem
Nach dem Start eines Inserats kommen Portalanfragen in großer Zahl, oft mit wenig Inhalt: ein Name, eine Mailadresse, der Standardsatz des Portals. Jede will beantwortet werden, denn unter ihnen sind die späteren Käufer oder Mieter.
Werden die Anfragen von Hand abgearbeitet, entscheidet die Reihenfolge im Postfach, wer zuerst eine Antwort bekommt, nicht die Ernsthaftigkeit der Anfrage.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anfrage zuordnen
Portal, Inserat und Objekt werden erkannt. Mehrfachanfragen derselben Person zu einem Objekt werden zusammengeführt.
Schritt 2
Vollständigkeit prüfen
Fehlen Telefonnummer, Angaben zum Vorhaben oder ein Terminwunsch, wird das markiert. Bewertet wird die Anfrage, nicht die Person.
Schritt 3
Antwort vorbereiten
Es entsteht ein Entwurf mit dem freigegebenen Exposé und möglichen Besichtigungsfenstern. Sie prüfen und versenden.
Schritt 4
Besonderes hervorheben
Anfragen mit konkretem Kaufinteresse, Rückfragen zu Preis oder Bedingungen und Nachrichten bekannter Kontakte werden für die persönliche Bearbeitung hervorgehoben.
Was sich ändert
- Jede Portalanfrage bekommt eine Antwort
- Anfragen mit konkretem Interesse gehen nicht im Stapel unter
- Das Büro arbeitet mit vorbereiteten Entwürfen statt mit leeren Mails
Themen: Kommunikation im Maklerbüro
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Antworten gehen an Interessenten und enthalten Objektunterlagen. Deshalb bereitet das System vor, und ein Mensch gibt frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Immobilienmakler
Weitere Anwendungsfälle im Maklerbüro
Besichtigungstermine koordinieren
Besichtigungen planen, Absagen erkennen und freie Termine nachbesetzen.
Objektunterlagen und Auskünfte mit Quelle
Auskünfte zu Objektdaten nur aus freigegebenen Unterlagen und mit Fundstelle.
Vermarktungsbericht für Eigentümer vorbereiten
Den Stand der Vermarktung je Objekt als Berichtsentwurf für den Eigentümer.
Objekte im Büro übergeben
Absprachen und offene Punkte je Objekt übergeben – mit Verweis auf die Quelle.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Anfragen aussortiert?
Nein. Es wird nur markiert, was fehlt oder was besondere Aufmerksamkeit braucht. Welche Anfrage wie beantwortet wird, entscheiden Sie.
Was, wenn das Objekt schon reserviert ist?
Dann entsteht ein Entwurf mit dem aktuellen Stand und, wenn Sie das möchten, dem Hinweis auf ähnliche Objekte. Der Status kommt aus Ihrer Maklersoftware oder Ihrer Bestätigung.