Anwendungsfall · Logistik und Spedition
Transportanfragen vollständig erfassen
Transportanfragen aus jeder Form strukturieren und fehlende Angaben gezielt nachfragen.
Das Problem
Eine Transportanfrage ist selten kalkulationsfähig, wenn sie ankommt. Es fehlen Lademeter oder Gewicht, die Ladestelle ist nur als Ortsname angegeben, ob eine Hebebühne nötig ist, steht nirgends. Wer kalkuliert, schreibt zuerst eine Rückfrage – und wartet.
Gleichzeitig weiß die Spedition oft nicht, wie viele Anfragen versanden, weil die Rückfrage nie beantwortet wurde, und bei welchen Kunden die Angaben regelmäßig unvollständig sind.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Angaben herauslesen
Aus Mail, Anhang oder Börsenanfrage werden Lade- und Entladestelle, Termin, Packstücke, Maße, Gewicht und Besonderheiten wie Gefahrgutvermerk oder Kühlung übernommen.
Schritt 2
Lücken benennen
Was für die Kalkulation fehlt, wird ausdrücklich aufgelistet. Unsichere Werte, etwa ein Gewicht, das nicht zu den Maßen passt, werden markiert.
Schritt 3
Rückfrage vorbereiten
Für die Lücken entsteht ein Entwurf mit genau den fehlenden Punkten. Die zuständige Person prüft und versendet; die strukturierte Anfrage liegt für die Kalkulation bereit.
Schritt 4
Offene Anfragen sichtbar halten
Anfragen, bei denen die Antwort des Kunden aussteht, bleiben sichtbar. So lässt sich auswerten, wo Anfragen regelmäßig liegen bleiben.
Was sich ändert
- Rückfragen nennen konkret, was für die Kalkulation fehlt
- Anfragen liegen in einheitlicher Form vor, unabhängig vom Eingangskanal
- Sichtbar wird, welche Anfragen ohne Antwort versanden
Themen: Kommunikation in der Logistik · Datenanalyse in der Logistik
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Rückfrage geht an den Kunden. Die Strukturierung selbst ist intern, der Versand bleibt Sache eines Menschen.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Logistik und Spedition
Weitere Anwendungsfälle in der Logistik
Statusanfragen zu Sendungen beantworten
Antworten auf „Wo ist meine Sendung?“ aus dem letzten belegten Stand vorbereiten.
Schadensfälle vollständig dokumentieren
Fotos, Vermerke und Mails zu einem Schaden in einem Vorgang zusammenführen.
Frachtpapiere auf Vollständigkeit prüfen
Fehlende oder unleserliche Frachtpapiere je Auftrag melden, bevor abgerechnet wird.
Hinweise zu Lade- und Entladestellen
Anlieferregeln und Erfahrungen zu Ladestellen bei jedem neuen Auftrag mit Quelle anzeigen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErstellt das System auch das Angebot?
Nein. Preise und Konditionen kalkuliert Ihr Team in den gewohnten Werkzeugen. Wir sorgen dafür, dass die Anfrage vollständig vorliegt, bevor kalkuliert wird.
Wird die Anfrage ins TMS übertragen?
Wo eine Anbindung möglich ist, kann die strukturierte Anfrage als Vorlage übergeben werden. Ob das bei Ihrem System geht, klären wir zu Beginn; sonst liegt sie zum Übernehmen bereit.