Anwendungsfall · Logistik und Spedition
Frachtpapiere auf Vollständigkeit prüfen
Fehlende oder unleserliche Frachtpapiere je Auftrag melden, bevor abgerechnet wird.
Das Problem
Ohne vollständige Papiere keine saubere Abrechnung: Der unterschriebene Ablieferbeleg fehlt, der Frachtbrief ist als unscharfes Foto gekommen, der Lieferschein liegt beim Subfrächter. Das fällt häufig erst auf, wenn die Rechnung geschrieben werden soll oder der Kunde sie zurückweist.
Welche Papiere ein Auftrag braucht, hängt vom Kunden und von der Relation ab. Diese Regeln kennen erfahrene Kolleginnen, sie stehen aber selten an einer Stelle.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Regeln je Kunde festlegen
Ihr Team legt fest, welche Papiere für welche Kunden oder Relationen erwartet werden, mit Quelle – etwa der Kundenvereinbarung, in der das steht.
Schritt 2
Eingänge abgleichen
Eingehende Papiere werden dem Auftrag zugeordnet und gegen die Erwartung gelegt. Unleserliche Scans oder fehlende Unterschriften werden als solche markiert.
Schritt 3
Hinweis vor der Abrechnung
Aufträge mit fehlenden oder fraglichen Papieren erscheinen als Liste bei der zuständigen Person, bevor sie in die Abrechnung gehen.
Was sich ändert
- Lücken in den Papieren werden vor der Rechnung sichtbar, nicht danach
- Die Regeln je Kunde sind mit Quelle nachvollziehbar
- Wiederkehrende Lücken bei bestimmten Relationen oder Partnern fallen auf
Themen: Datenanalyse in der Logistik · Wissen validieren in der Logistik
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Der Hinweis bleibt intern und beruht auf einem eindeutigen Abgleich. Nach außen geht nichts; Nachforderungen an Partner laufen getrennt über Gelb.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Logistik und Spedition
Weitere Anwendungsfälle in der Logistik
Statusanfragen zu Sendungen beantworten
Antworten auf „Wo ist meine Sendung?“ aus dem letzten belegten Stand vorbereiten.
Transportanfragen vollständig erfassen
Transportanfragen aus jeder Form strukturieren und fehlende Angaben gezielt nachfragen.
Schadensfälle vollständig dokumentieren
Fotos, Vermerke und Mails zu einem Schaden in einem Vorgang zusammenführen.
Hinweise zu Lade- und Entladestellen
Anlieferregeln und Erfahrungen zu Ladestellen bei jedem neuen Auftrag mit Quelle anzeigen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktPrüft das System, ob ein Frachtbrief inhaltlich korrekt ausgefüllt ist?
Nein. Geprüft wird, ob die erwarteten Papiere vorliegen und lesbar sind. Die inhaltliche und rechtliche Prüfung bleibt bei Ihrem Team.
Funktioniert das auch mit Papieren in Papierform?
Sobald sie gescannt oder fotografiert im Postfach oder in der Ablage liegen, ja. Papier, das nur im Ordner liegt, sieht das System nicht.