Anwendungsfall · Autohäuser und Werkstätten
Werkstatttermine aus allen Kanälen aufnehmen
Terminwünsche dem Fahrzeug zuordnen und einen Vorschlag zur Freigabe vorbereiten.
Das Problem
Eine Terminanfrage für die Werkstatt ist selten vollständig. Es fehlt das Kennzeichen, die Art der Arbeit ist unklar („irgendwas quietscht“), oder der Kunde nennt nur einen Wunschtag. Bevor ein Termin eingetragen werden kann, braucht es meist eine Rückfrage, und die geht im Tagesgeschäft unter.
Kommt die Anfrage über die Herstellerseite, landet sie in einem anderen Postfach als die Mail an die Annahme. Wer den Werkstattplan pflegt, sieht beides nur, wenn er aktiv nachsieht.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anfrage einordnen
Kanal, Kunde und Fahrzeug werden erkannt, das Anliegen wird einer Arbeitsart zugeordnet: Inspektion, Reifen, Reparatur nach Beschreibung, Hauptuntersuchung.
Schritt 2
Lücken erkennen
Fehlen Kennzeichen, Kilometerstand oder eine brauchbare Beschreibung, entsteht ein kurzer Rückfrageentwurf mit genau diesen Punkten.
Schritt 3
Terminvorschlag vorbereiten
Aus der Arbeitsart und den freien Zeiten der Werkstattplanung entsteht ein Vorschlag. Die Annahme prüft, passt an und sendet ihn ab.
Schritt 4
Eintragen und bestätigen
Nach Zusage des Kunden wird der Termin dort eingetragen, wo Sie ihn heute führen. Der Vorgang bleibt offen, bis das Fahrzeug tatsächlich angenommen ist.
Was sich ändert
- Terminanfragen gehen nicht mehr zwischen Postfächern verloren
- Rückfragen nennen konkret, was fehlt
- Die Annahme startet mit einer vorbereiteten Anfrage statt mit einem Zettel
Themen: Kommunikation im Autohaus
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Terminvorschläge gehen an Kunden und binden Werkstattkapazität. Deshalb bereitet das System vor, und die Serviceannahme entscheidet und versendet.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Autohäuser und Werkstätten
Weitere Anwendungsfälle im Autohaus
Rückrufbitten in Service und Verkauf nachhalten
Jede Rückrufbitte als Aufgabe am Fahrzeug, sichtbar bis zum Rückruf.
Angebote und Kostenvoranschläge nachfassen
Unbeantwortete Angebote erkennen und das Nachfassen mit Bezug vorbereiten.
Status- und Teileauskünfte mit Quelle
Antwortentwürfe zu Auftragsstand und Teilen – nur mit Quelle und Freigabe.
Fahrzeughistorie für die Annahme aufbereiten
Offene Empfehlungen und Zusagen zum Fahrzeug vor dem Termin anzeigen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Termine direkt im Werkstattplan gebucht?
Nicht ohne Bestätigung. Ob nach der Freigabe automatisch eingetragen werden kann, hängt von Ihrem System ab und wird erst nach einer Messphase entschieden.
Was ist mit Anfragen, die eher Fehlersuche als Termin sind?
Diese werden als Beschreibung an den Vorgang gehängt und an die Werkstatt gegeben. Eine technische Einschätzung macht das System nicht.