Anwendungsfall · Steuerberatung
Fristenrisiko früh erkennen
Bevorstehende Fristen gegen fehlende Unterlagen und offene Rückfragen legen.
Das Problem
Fristen sind in der Kanzleisoftware gut erfasst. Was dort fehlt, ist der Zustand der Kommunikation: ob die Unterlagen da sind, ob der Mandant auf eine Rückfrage geantwortet hat, ob die Freigabe der Erklärung aussteht.
Diese Kombination entscheidet, ob eine Frist entspannt oder knapp wird – und sie wird oft erst spät sichtbar.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Fristen lesen
Bevorstehende Fristen werden aus Ihrem Kanzleiprogramm übernommen, soweit eine Schnittstelle besteht, oder aus Ihrer Fristenliste.
Schritt 2
Zustand prüfen
Für jedes betroffene Mandat wird geprüft, was in der Kommunikation offen ist: fehlende Belege, unbeantwortete Rückfragen, ausstehende Freigaben.
Schritt 3
Hinweis an die Zuständigen
Kritische Kombinationen erscheinen als Hinweis bei der betreuenden Person, mit den konkreten offenen Punkten.
Was sich ändert
- Knappe Fristen werden sichtbar, solange noch Zeit zum Handeln bleibt
- Vertretungen erkennen Risiken auch bei fremden Mandaten
- Die Kanzleileitung sieht, wo sich Engpässe häufen
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Der Hinweis bleibt intern und hat ein eindeutiges Ergebnis. Er darf deshalb selbstständig laufen; nach außen geht nichts.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Steuerberatung
Weitere Anwendungsfälle in der Steuerberatung
Belegnachforderung vorbereiten
Fehlende Belege erkennen und die Nachforderung mit konkreten Positionen vorbereiten.
Mandanteneingang automatisch zuordnen
Mails, Fotos und Uploads landen beim richtigen Mandat und Anliegen.
Wiederkehrende Mandantenfragen beantworten
Antwortentwürfe aus freigegebenen Merkblättern – mit Quelle, geprüft von Ihnen.
Übergabe bei Betreuerwechsel
Offene Punkte und Sonderabsprachen je Mandat übergeben – mit Quelle.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das die Fristenkontrolle?
Nein. Die Fristenkontrolle bleibt, wie sie ist. Der Hinweis ergänzt sie um den Stand der Kommunikation.
Was, wenn es keine Schnittstelle zum Kanzleiprogramm gibt?
Dann arbeiten wir mit einem regelmäßigen Export oder Ihrer Fristenliste. Was möglich ist, klären wir in der Analysephase.