Anwendungsfall · Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Kursanfragen und Anmeldungen bündeln
Anfragen zu einem Kurs zusammenführen und Antworten aus der Ausschreibung vorbereiten.
Das Problem
Vor jedem Semester füllt sich das Postfach mit Fragen zu freien Plätzen, Terminen, Kosten und Voraussetzungen. Ein Teil davon kommt doppelt, weil Interessierte zusätzlich anrufen oder nachschreiben. Ein anderer Teil bleibt liegen, weil unklar ist, wer zuständig ist.
Gleichzeitig steht die Antwort meist schon in der Ausschreibung. Sie muss nur gefunden, zum richtigen Termin passend formuliert und rechtzeitig verschickt werden.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Eingang zusammenführen
Formular, Mail und Telefonnotiz zur selben Person werden einem Vorgang und einem Kurs zugeordnet. Unklare Zuordnungen werden als solche gekennzeichnet.
Schritt 2
Anliegen erkennen
Platzanfrage, Frage zu Kosten oder Voraussetzungen, Wunsch nach einem anderen Termin oder Abmeldung – jedes Anliegen geht an die passende Stelle.
Schritt 3
Antwortentwurf
Aus Ausschreibung und Platzstand entsteht ein Entwurf. Das Sekretariat prüft, ergänzt und versendet über das gewohnte Postfach.
Schritt 4
Warteliste nachhalten
Wird ein Platz frei, sieht das Team, wer zuerst angefragt hat, und erhält einen Entwurf für die Benachrichtigung.
Was sich ändert
- Interessierte erhalten eine Antwort statt zwei widersprüchlicher
- Wartelisten werden nachvollziehbar abgearbeitet
- Das Sekretariat sortiert weniger und berät mehr
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Antwort geht an Interessierte, also nach außen, und kann Preis- oder Terminangaben enthalten. Deshalb bereitet das System vor und ein Mensch versendet.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Weitere Anwendungsfälle in der Weiterbildung
Rückfragen zur Förderung beantworten
Allgemeine Förderfragen aus freigegebenen Unterlagen beantworten – mit Stand und Fundstelle.
Trainereinsätze und Räume abgleichen
Kurstermine gegen bestätigte Trainer, gebuchte Räume und offene Abstimmungen legen.
Gültigen Stand der Kursunterlagen klären
Abweichende Fassungen von Kursunterlagen erkennen, bevor der nächste Durchgang startet.
Stornowünsche und Beschwerden vorbereiten
Den vollständigen Verlauf zu Storno und Beschwerde vorlegen; entschieden wird von Menschen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWerden Anmeldungen direkt in der Kursverwaltung angelegt?
Nicht ohne Bestätigung. Die Anmeldung bleibt in Ihrem Verwaltungsprogramm; ob und wie ein Vorschlag dort übernommen wird, klären wir je nach vorhandener Schnittstelle.
Was, wenn eine Anfrage zu keinem Kurs passt?
Dann bleibt sie als allgemeine Anfrage im Eingang. Ein Kurs wird nur vorgeschlagen, wenn die Zuordnung begründet ist.