Integrationen
Die relevante Kommunikation aus Ihren Werkzeugen herausholen
Sie müssen nichts ablösen. Adapter verbinden Ihre bestehenden Systeme, damit Vorgänge über Kanäle hinweg zusammenlaufen – und Ergebnisse dort landen, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Kanäle
Was angebunden wird
Der Umfang wird in der Analysephase festgelegt. Wir binden nicht alles an, was möglich ist, sondern das, wo tatsächlich Arbeit entsteht.
E-Mail und Kalender
Postfächer und Termine als Quelle für Vorgänge. Anbindung an Microsoft 365 und Google Workspace.
Telefonie
Anrufe werden erfasst, zusammengefasst und einem Vorgang zugeordnet. Auf Wunsch mit Telefonassistent für die erste Aufnahme.
Nachrichten
Kurznachrichten aus Messengern landen im selben Vorgang wie die Mail zum gleichen Thema.
Dokumente und Ablagen
SharePoint und vergleichbare Ablagen bleiben führend. Dokumente hängen am Vorgang, statt kopiert zu werden.
CRM und ERP
Kunden, Aufträge und Belege werden gelesen und – nach Freigabe – auch zurückgeschrieben.
Branchensoftware
Werkstattsysteme, Warenwirtschaft, Verwaltungssoftware. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir früh, was möglich ist.
Nicht jede Anbindung ist gleich aufwendig. Ein sauber dokumentiertes System ist in Tagen angebunden, ein gewachsenes Branchenprogramm ohne Schnittstelle kann ein eigenes Teilprojekt sein. Das sagen wir in der Analysephase, nicht später.
Lesen, verstehen, zurückschreiben
Eine Anbindung besteht aus drei Strecken. Zuerst wird der Bestand geholt, dann laufend abgeglichen, und schließlich schreibt das System Ergebnisse zurück. Erst der dritte Schritt macht aus einer Auswertung einen Arbeitsablauf.
Jede dieser Strecken hat eine eigene Freigabe. Lesen ist meist unkritisch, Schreiben nie. Deshalb startet jede neue Anbindung im Mitlesemodus.
Wie die Messphase funktioniert →Je Drittsystem geregelt
- Was gelesen werden darf
- Was verarbeitet werden darf
- Was zurückgeschrieben werden darf – und von wem freigegeben
- Was passiert, wenn das System nicht erreichbar ist
Ein einzelnes System als Quick Win, ohne Datenanbindung, verschiebt die Tätigkeit nur.
Erstgespräch
Welche Systeme haben Sie im Einsatz?
Schicken Sie uns die Liste oder bringen Sie sie ins Erstgespräch mit. Wir sagen Ihnen, was ohne Weiteres geht, was Aufwand bedeutet und wo es nicht geht.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
Die Fragen, die im Erstgespräch fast immer kommen. Ist Ihre nicht dabei, schreiben Sie uns einfach.
KontaktWas macht KheepU konkret?
Wir analysieren, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird, und leiten daraus ab, welche Abläufe sich lohnen zu automatisieren. Anschließend setzen wir das Projekt mit Projektleitung um – bis zur Abnahme und in den laufenden Betrieb. Als Umsetzungspartner, nicht als Lieferant eines fertigen Werkzeugs.
Wie unterscheidet sich das von einem KI-Assistenten oder Copilot?
Ein Assistent findet, was geschrieben wurde. Wir arbeiten an dem, was nie geschrieben wurde: die offene Rückfrage, die unbeantwortete Zusage, der Vorgang, der zwischen zwei Kanälen liegen geblieben ist. Rückwärts bekommen Sie Themen, vorwärts bekommen Sie Verpflichtungen.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ablösen?
Nein. CRM, ERP, Mail und Telefonie bleiben, wie sie sind. Adapter verbinden diese Systeme, statt sie zu ersetzen. Genau dieser Punkt entscheidet darüber, ob am Ende mehr Nutzen entsteht oder nur eine weitere Insel.
Was passiert mit unseren Daten?
Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen. Verarbeitet wird in Europa. Sensible Inhalte werden maskiert und erst dann aufgelöst, wenn sie für eine Auswertung tatsächlich gebraucht werden. Welches Modell einen Inhalt sehen darf, entscheidet nicht die Auswahl im Menü, sondern die Datenklasse.
Wie viel Zeit kostet uns das intern?
In der Analysephase sind es einige Stunden Interviewzeit mit den Personen, die den Prozess täglich führen. In der Umsetzung braucht es eine Ansprechperson und regelmäßige kurze Abstimmungen. Veränderung lässt sich nicht delegieren.
Wann sehen wir die ersten Ergebnisse?
Der erste Durchstich entsteht bewusst früh, noch bevor entwickelt wird, und läuft am echten Datenbestand. Belastbar wird es in der Messphase, wenn das System im Alltag mitläuft und wir vergleichen, was es vorgeschlagen hätte.
Was kostet ein Projekt?
Das hängt vom Umfang ab und wird nach der Analysephase beziffert, nicht davor. Die Analyse selbst ist förderfähig, damit die Entscheidung über die Umsetzung auf einer belastbaren Grundlage fällt.
Wir haben es schon einmal probiert und es hat nicht funktioniert.
Das ist der häufigste Ausgangspunkt. Meist lag es nicht am Werkzeug, sondern daran, dass es ohne Anbindung an die übrigen Systeme lief. Wir sehen uns zuerst an, woran es damals gescheitert ist – das ist die nützlichste Vorarbeit, die es gibt.