Der Plan war nie das Problem
Die meisten Projekte starten mit einem guten Plan. Und die meisten Pläne sind gut. Trotzdem scheitern Projekte – nur eben selten dort, wo man es vermutet.
Im #glaubandich Podcast der Sparkasse Oberösterreich hat Patrick Leutgeb, Gründer und Geschäftsführer von KheepU, mit Johannes Pracher darüber gesprochen: über 15 Jahre internationale Projektleitung, über die Erkenntnis, die daraus ein Unternehmen gemacht hat, und darüber, warum Datenzugang heute die größere Hürde ist als jedes Sprachmodell.
Ein Satz aus dem Gespräch fasst zusammen, worum es geht:
„Wir hatten immer wieder gute Pläne. Jedoch war der Plan mit dem ersten Feindkontakt immer zerstört.“
Das eigentliche Problem sitzt zwischen den Menschen
Wer Projekte leitet, kennt die Situation: Der Plan steht, alle haben zugestimmt, und drei Wochen später stellt sich heraus, dass zwei Beteiligte etwas völlig Unterschiedliches verstanden haben. Nicht aus Nachlässigkeit – sondern weil die entscheidende Information über einen Kanal lief, den der andere nicht gelesen hat.
Der eine bevorzugt E-Mail. Der Nächste bespricht Dinge lieber im Meeting. Ein Dritter schreibt im Chat. Jeder Kanal folgt eigenen Regeln, wird anders abgelegt und unterliegt anderen Unternehmensrichtlinien. Am Ende zerfällt ein einziger Vorgang in vier Fragmente an vier Orten.
Und derjenige, der alle Verbindungen zusammenhält, ist der Mensch, der sich täglich damit beschäftigt. Fällt er aus, wechselt er die Stelle oder geht er in Pension, verschwindet der Zusammenhang mit ihm.
Woher die Idee kam
KheepU entstand 2022 aus genau dieser Beobachtung. Patrick Leutgeb hat in internationalen Projekten für einen britischen Konzern gearbeitet – dort, wo ein eigener Manager nichts anderes tut, als Schnittstellen zwischen Gewerken zu koordinieren. Dieses Rollenverständnis ist im österreichischen Mittelstand selten. Die Idee war, es in einen Algorithmus zu übersetzen.
Unternehmen verlieren nicht Informationen, sondern Zusammenhänge
Das ist der Punkt, der in Digitalisierungsprojekten regelmäßig unterschätzt wird. Die Information ist meistens noch da – irgendwo in Outlook, in Teams, in SharePoint, im Ticketsystem oder im ERP. Was fehlt, ist der Kontext.
Das Unternehmen weiß noch, dass eine E-Mail existiert. Aber nicht mehr, warum sie wichtig war, zu welchem Vorgang sie gehörte, welche Entscheidung daraus entstand und wer beteiligt war.
Ein Beispiel aus dem Gespräch, das jeder kennt, der in einem gewachsenen Betrieb arbeitet: Ein neuer Mitarbeiter soll etwas bestellen. Er sucht im System, findet einen Artikel – der ist allerdings zehn Jahre alt. Die Bestellung geht raus. Zurück kommt kein Systemeintrag, sondern ein Anruf: „Ihr habt das Falsche bestellt.“ Das wird am Telefon korrigiert, die Sache ist erledigt.
Im System steht davon nichts. Der Fehler ist in der Kommunikation entstanden und in der Kommunikation gelöst worden. Der nächste neue Mitarbeiter macht ihn wieder.
Warum die Technik selten die Hürde ist
Die naheliegende Reaktion lautet: Dann brauchen wir ein besseres Tool. Oder inzwischen häufiger: Dann brauchen wir KI.
Beides greift zu kurz. Technisch ist heute fast alles lösbar – Schnittstellen zu Drittsystemen lassen sich schnell bauen, Sprachmodelle sind leistungsfähig genug. Die eigentliche Hürde ist eine andere: Unternehmen haben über Jahre gelernt, ihre Daten abzusichern. Sie bauen einen Zaun rundherum und öffnen nichts. Kontrollierte Türen in diesen Zaun zu bekommen – das ist die Arbeit.
Dazu kommt ein zweiter Punkt, der oft übersehen wird. Ein Sprachmodell ist nur so gut wie der Kontext, den es bekommt. Wer unstrukturierte Daten hineingibt, bekommt selbstbewusst formulierte falsche Antworten zurück. Das ist schlechter als gar keine Antwort.
Bevor man über Modelle nachdenkt, muss Struktur in die Daten. Alles andere baut darauf auf.
Wie KheepU arbeitet
- Kanalunabhängig. Niemand wird gezwungen, das Werkzeug zu wechseln. Mail, Chat, Protokolle und Tickets laufen weiter wie bisher – sie werden nur zusammengeführt.
- Vorgang statt Nachrichtenhaufen. Ein Thema, eine Klammer: ausgelöst per Mail, weiterbesprochen im Chat, abgeschlossen im Telefonat.
- Sensible Daten bleiben geschützt. Vertrauliche Inhalte werden maskiert und erst dann kontextuell aufgelöst, wenn sie für eine Auswertung gebraucht werden.
- Struktur entsteht aus der Arbeit. Keine Vorlage, die übergestülpt wird – das System lernt am Projekt.
Zwei Blickwinkel auf dasselbe Wissen
Aus dieser Struktur entstehen zwei Sichten, die unterschiedliche Fragen beantworten.
Die operative Sicht zeigt dem Team, wo etwas hängenbleibt: welche Klärung offen ist, worauf gewartet wird, wo eine Abweichung entsteht, bevor sie im Termin sichtbar wird.
Die zweite Sicht richtet sich an die Führungsebene und ist die unterschätztere von beiden. Sie hält fest, was gelernt wurde – auch aus Fehlversuchen. Denn das Ärgerlichste in einem Projekt ist nicht der Fehler selbst, sondern dass die Erkenntnis daraus in einem Postfach liegen bleibt.
Der Office Hub
Wir bauen dafür den Office Hub – eine Kommunikations- und KI-Plattform. Aber das Werkzeug ist nicht der eigentliche Punkt. Der Punkt ist das Prinzip dahinter: Informationen prozessweise verarbeiten, statt alles in einen Topf zu werfen. Die Technik ist der einfache Teil. Die Umstellung im Kopf ist die eigentliche Arbeit.
Fazit
Pläne sind wichtig. Aber ein Plan ist kein Versprechen, dass alles so eintritt. Entscheidend ist, ob Abweichungen früh genug sichtbar werden, um noch reagieren zu können.
Wer wissen will, wo im eigenen Betrieb Klärungen hängenbleiben, muss dafür kein Projekt starten. Es reicht eine Frage: Wo mussten wir zuletzt nachfragen, etwas klären oder einen Termin verschieben – und warum?
Wer darauf keine klare Antwort hat, ist in guter Gesellschaft. Genau dort fangen wir an.
Die Folge anhören
Das vollständige Gespräch mit Johannes Pracher, 33 Minuten:
